Управление с помощью комитетов

Комитет – это группа внутри фирмы, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания. Комитеты также называются советами, целевыми группами, комиссиями или командами.

Комитет предполагает групповое принятие решений и осуществление действий. Это отличает его от других организационных структур. Комитеты создаются для заполнения пробелов в оргструктурах таким образом, чтобы решать задачи, не входящие в компетенцию ни одного из отделов, координировать деятельность отделов и выполнять специальные функции.

Имеются два основных типа комитетов: специальный и постоянный.

Специальный комитет – это временная группа, сформированная для выполнения определенной цели.

Постоянный комитет – это перманентно действующая группа внутри фирмы, имеющая конкретную цель (ученый совет, совет директоров и т.п.).

Комитеты обладают либо линейными, либо штабными полномочиями. Комитет с линейными полномочиями – это «множественный» руководитель. Комитет со штабными полномочиями занимается подготовкой комплексного решения.

Полномочия комитету делегируются так же, как и отдельному лицу. Комитет должен отчитываться о выполнении порученного ему задания перед тем, кто делегировал ему полномочия.

Как и другие инструменты управления, комитет будет эффективным только тогда, когда большая часть факторов данной ситуации диктуют выбор именно этого инструмента. Большинство теоретиков управления советуют прибегать к этой форме управления, когда группа может выполнять эту работу лучше, чем один руководитель, или когда фирма, передавая всю власть в руки одного человека, подвергает себя риску авторитаризма.

Комитеты могут быть образованы для таких целей, как снижение себестоимости, совершенствование технологии и организации производства, решение социальных вопросов.

Управление с помощью комитетов может быть более предпочтительно в следующих ситуациях:

1) когда проблема требует большого опыта в какой-то определенной области.

Здесь мнения членов комитета будут полезны (использование кредитов и другие);

2) когда предполагаемое решение наверняка окажется непопулярным, то использование комитета может способствовать ослаблению недовольства;

3) когда коллективное решение поможет поднять дух фирмы;

4) когда есть необходимость координировать работу разных подразделений фирмы;

5) когда нежелательно сосредоточивать всю власть в руках одного человека, комитет может распределить полномочия между несколькими лицами.

Своей печальной известностью неэффективного инструмента управления комитеты часто обязаны их неправильному использованию.

Вот характерные ошибки использования комитетов и ситуации, где один руководитель добьется большей эффективности, чем группа:

1. Отсутствие четкого описания прав и обязанностей комитета.

Руководство должно точно решить, с какой целью создается комитет.

Он создается: для определения проблемы; для выработки и оценки альтернативных решений; для рекомендации соответствующего направления деятельности и т.п.

2. Неправильное определение численности комитета.

Оптимальная численность от 5 до 10 человек. Если меньше 5, то это недостаточно для извлечения выгоды из разнообразия мнений.

Если больше 10, то это ограничивает участие каждого в обсуждении вопроса.

3. Потери времени.

Часто в комитетах люди тратят больше времени на обсуждение понятных всем членам вопросов, чем тех, которые отличаются большой сложностью.

Это происходит потому, что люди не хотят демонстрировать своего невежества, выступая на незнакомую или запутанную тему.

Поэтому комитеты иногда ведут бесконечные споры на тривиальные темы, а решения по важнейшим вопросам принимают за несколько минут.

4. Замедленное принятие и исполнение решений.

Ни одна группа не в состоянии действовать так же быстро и решительно, как компетентная личность, и это общепризнанно.

5. Компромисс порождает посредственное решение.

Какой бы вопрос не обсуждался в группе, голосование редко бывает единогласным. Если расхождение во мнениях велико, то устраивающее всех компромиссное решение будет характеризоваться наименьшим конфликтом согласия в группе.

6. Чрезмерные затраты.

Если решения принимаются группой, затраты на ее работу намного превосходят затраты на принятие решения одним лицом.

7. Единомыслие.

Такое явление как конформизм (соглашательство) может помешать комитету критически проанализировать все альтернативные предложения. Группа может проявить энтузиазм по поводу одного проекта, а отдельные лица постесняются высказать вслух свои сомнения.

Кроме всего этого нужно помнить, что комитеты – это группы, поэтому все характеристики, процессы и проблемы групп относятся также и к ним.